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成功舉辦虛擬會議的5個技巧

責任編輯:cres 作者:Sarah K. White |來源:企業網D1Net  2020-06-04 10:47:26 原創文章 企業網D1Net

舉辦虛擬會議所需的方法與的現場會議有很大不同。會議的組織者需要弄清楚如何主持會議討論,確保發言人都有發言權并讓聽眾認真傾聽,并確保所有聽眾都具備參加會議的適當條件。但是舉辦虛擬會議的壓力并不一定很大。實際上,如果有效地利用這些工具,舉辦虛擬會議甚至可以幫助組織者減輕工作負擔。
 
如果會議組織者遵循一些簡單的步驟,那么舉辦在線會議就可以像現場會議一樣容易。以下五個提示可以讓聽眾參與在線會議而不會錯過任何機會。
 
1. 制定參加會議的計劃
 
遠程面試平臺Harqen公司首席執行官Tim Ihlefeld表示,如果沒有提前安排,主持虛擬會議可能會很快失控,因此,需要盡早發出議程,并提前五分鐘簽到,以確保一切順利進行。即使會議組織者將每個人都設置在同一在線平臺上,也會出現技術故障,因為無法控制參會人員的Wi-Fi連接以及他們設備上的軟件錯誤或硬件故障。提前制定計劃并建立最佳實踐可以使組織者避免會議期間在IT方面的困擾。
 
確定由誰負責解決部署問題,解決網絡連接問題,并記錄會議或分發會議記錄。企業還應該決定是否需要讓與會人員設置靜音,由誰主持會議,哪些與會人員需要屏幕共享以及聽眾如何提問。對于舉辦小型會議來說,這些問題可能沒有那么緊迫,其壓力也較小,但對于大型會議來說,最好制定指導方針,讓每個人都知道自己的角色和對他們的期望。
 
2.確保每個人都被聽到
 
與大多數會議形式一樣,某些特性在虛擬會議中會更加突出,這是因為虛擬會議與現場會議的參會狀態不同。有些人可能會發現,在線會議很難知道何時加入,特別是當人們開始辯論或討論一個熱門的話題時。
 
因此,會議的組織者可能會發現自己在虛擬會議中扮演“裁判”角色,需要知道什么時候讓人們討論一個話題,什么時候讓他們退出,甚至可以使用靜音按鈕來控制虛擬房間,然后進行面對面的交流,讓每個人都有機會表達自己的意見或想法。
 
組織者可以使用協作工具來幫助參會者以其他方式表達自己的觀點——無論是通過發表評論、發送消息給主持人還是向聊天室發送信息。Stanley Black&Decker公司內部溝通副總裁Kristin Tetreault表示,他們使用Facebook公司的Workplace來保持其團隊成員的聯系。它使用戶可以與任何一名團隊成員通話、留言和聊天,以及成員與其同事共享問題和想法,并可以進行實時協作,尤其是在會議期間。
 
她說,“這是一個公平的競爭環境,每個人都有自己的發言權、形象和參與能力。當領導者在這個環境空間時,可以聽到員工討論或提出的問題,然后回答其問題。對我們來說,這是真正的游戲規則改變者。”
 
3.利用虛擬會議工具
 
虛擬會議的一個主要優點是可以輕松記錄會議,生成自動成績單并進行實時協作。
 
Tetreault說,由于舉辦虛擬會議,組織者發現錄制會議比以往任何時候都容易。在以往的現場會議中,必須有人在會議現場拍攝,才能從這些錄制的會議中創建內容。現在,它幾乎是完全自動化的。
 
其他有用的工具包括在通話過程中可以拆分成更小、更具針對性的會議的功能。例如, Stanley Black&Decker公司首席技術官Mark Maybury最近與該組織的其他高管在虛擬會議上會面,在會議期間,他們希望分成六個不同的小組,能夠立即發出邀請,并在無縫地恢復會議之前,進行10到15分鐘的旁聽。還有很多方法可以讓虛擬會議更具創新性,而且這些工具可以用來讓參與虛擬會議的體驗比現場會議還要好。
 
組織者可以探索虛擬工具中可用的所有功能,以查看是否有可以實現自動化的流程,這些流程以前可以人工執行,并且可以使協作功能為會議帶來更高的生產力。
 
4.如果要召開非常規會議需要發揮創意
 
如果企業舉行非傳統會議,則可能需要一些創造性的思考才能完全在線。例如,紐約White Plains NY首席信息官 Michael Coakley說,他的團隊處于獨特的位置,可以弄清楚如何在線召開大型會議。通過使用Zoom,他的團隊決定利用驗證功能,通過允許主持人驗證每個參與者,幫助保持會議的組織性和安全性。
 
另一個挑戰是確保參與者積極參加會議,仍然像現場參會一樣發表評論或提出問題。為了解決這個問題,Coakley的團隊向參會者發布通知,告訴他們在特定的日期和時間范圍內參會。一旦會議開始,其團隊就有一份希望參加會議的人員名單,然后允許他們依次進入會議。
 
Coakley說,自從實施虛擬會議以來,即使情況恢復正常,其團隊也可能會保持Zoom集成。對于無法開會或發生日程安排沖突的員工或參會者,Zoom可以幫助他們在以前無法參加的情況下參與。
 
5.使用虛擬會議更好地了解團隊成員
 
隨著越來越多的企業在全球范圍內開展遠程工作,員工可以在家里的廚房、客廳和臥室參加虛擬會議。而其寵物、配偶、室友和孩子隨時都可能帶來影響。與其將其視為一種干擾,不如將其作為更好地了解團隊成員的一種機會。考慮在新冠疫情期間舉辦歡樂時光等活動,以提高團隊士氣,并利用獨特的情況來加強與同事的聯系。
 
Coakley說,“我們對同事有了更多的了解,而從視頻會議的角度來看,就會有更加深刻的評價,并且可以使企業的工作團隊更加緊密。我認為,雖然帶來了一些距離,但使我們之間有了更加緊密的聯系。”
 
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關鍵字:視頻會議 虛擬會議

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